Ooit gehoord van een bunkerstation? Waarschijnlijk niet, maar deze stations vormen een heel belangrijke schakel binnen logistiek Nederland. Het zijn namelijk de bedrijven die zorgen dat binnenvaartschippers worden voorzien van brandstof en andere noodzakelijke middelen zoals smeerolie, verf en onderhoudsmateriaal.
Succeszo dook in de wereld van de bunkerstation en realiseerde binnen enkele weken een ‘bunkerapp’.
Onze opdrachtgever is een bunkerstation in de regio Rotterdam met twee locaties en meerdere boten die rondvaren om binnenvaartschepen te voorzien van brandstof en andere materialen. De vraag van de klant was helder:
Digitaliseer het planbord en de opname van bestellingen
Belangrijke randvoorwaarden waren:
- Eenvoud van de applicatie
- Robuustheid van de software
- Wijzig zo weinig mogelijk aan de werkwijze zoals mensen gewend zijn
Om met dat laatste te beginnen: de eerste gedachte was om de klant (de binnenschipper) ook online te laten bestellen. Maar dat was niet de bedoeling. Voor schippers is het telefonisch contact met ‘hun’ bunkerstation tijdens de bestelling altijd even een sociaal contact om – als er tijd voor is – even bij te kletsen. Een mooie online functie zou dus in deze fase overbodig zijn.
Goed luisteren
De uitdaging lag vooral in het zo eenvoudig mogelijk vertalen van de huidige handmatige processen naar software. Succeszo heeft daarbij gekeken (en geluisterd) naar de gesprekken met de schippers: in welke volgorde worden bestellingen geplaatst en met welke informatie? Onder andere op basis daarvan zijn door Succeszo de invoerschermen van de bestellingen ontwikkeld.
Geen gekras meer op orderformulieren
Een ander belangrijk aspect bij de ontwikkeling van de applicatie was de flexibiliteit. De binnenvaart is aan verandering onderhevig. Door drukte bij sluizen, komen boten later bij het bunkerstation aan. Of er moet plotseling extra onderhoudsmateriaal bij de order worden geplaatst.
In zo’n wereld moet het wijzigen van de order digitaal net zo makkelijk zijn als het zetten van een streep op een orderformulier. Sterker nog, door het papieren proces te digitaliseren, blijft alles ondanks de wijzigingen overzichtelijk en geordend.
Acceptatie van het personeel
Wie wel eens kennis heeft gemaakt met de binnenvaart, weet dat het er soms ‘ruig’ aan toe kan gaan. Met het zwart onder de nagels, lange dagen en zwaar werk, is het een sector waar robuustheid voorop staat. Zo ook voor de software waarmee gewerkt wordt. Succeszo ontwikkelde daarom de software vanuit de visie dat iedereen er mee moet kunnen werken. Zonder uitgebreide instructie, op de telefoon en desktop, op het water en in kantoor.
Al na enkele dagen is door het volledige team van onze opdrachtgever de webapplicatie op de eigen telefoon gezet. De papieren processen zijn in één keer omgezet naar de applicatie en het planbord in het kantoor is vervangen door een digitaal scherm waarop alles real time te volgen is. Als extra heeft Succeszo en functie ingebouwd om het planbord in een speciale view modus op het TV scherm te projecteren, anders dan het planbord op de telefoon of desktop.
Winst op alle fronten
Met de introductie van de app op het bunkerstation van onze klant is winst op alle fronten geboekt:
- Geen verlies: Er raken geen bestellingen meer zoek. Alles zit in het systeem.
- Tijdwinst: iedereen heeft op ieder moment over alle locaties dezelfde informatie waardoor veel minder (onnodige) telefoontje gepleegd hoeven te worden
- Minder fouten: door de flexibiliteit van het systeem, worden wijzigingen altijd goed vastgelegd en worden er minder fouten gemaakt. Dat leidt ook direct tot grotere klanttevredenheid bij de schippers.
- Meer werkplezier: het personeel is enthousiast over deze voor hen begrijpelijke applicatie. Het stimuleert ook het gebruik ervan en verhoogd de werkvreugde.
Projectinformatie
- Doorlooptijd van het volledige project vanaf eerste contact tot oplevering: 2,5 maanden
- Bouw van de applicatie: 2 weken
- Testen en uitrol: 1,5 week
- Migratie van papier naar digitaal: 1 dag
Meer weten?
Wil je ook gebruik maken als bunkerstation van deze applicatie of ben je een andersoortig bedrijf maar zoek je een robuuste applicatie? Bel met Jeroen Wilhelm van Succeszo op 06-10537311 of mail naar jeroenwilhelm@succeszo.nl.
